Verwerkersovereenkomst Slimme Boekhouding BV

VERWERKERSOVEREENKOMST

1. Algemeen

In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

1.1         Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaken.

1.2         Verwerker: Slimme Boekhouding BV, statutair gevestigd te Limmen en kantoorhoudende aan de Schipperslaan 11, 1906 BG.

1.3        Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Bijlage 1.

1.4        Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Verwerker opdracht

heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.

1.5        Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.

1.6        Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.

1.7       Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.

2. Toepasselijkheid verwerkersovereenkomst

2.1        Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de  Overeenkomst met  Opdrachtgever door  Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.

2.2        Verantwoordelijke   is   verantwoordelijk   voor   de   verwerking   van   de   Gegevens betreffende bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Bijlage 1.

2.3     Bij de uitvoering  van  de  Overeenkomst  verwerkt  Verwerker  bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.

2.4        Dit is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze verwerkersovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.

2.5        Deze  verwerkersovereenkomst  maakt,  net  als  de  Algemene  voorwaarden  van Verwerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.

3. Reikwijdte verwerkersovereenkomst

3.1       Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Bijlage 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst.

3.2      Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst, met name met hetgeen is opgenomen in Bijlage 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.

3.3        De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.

3.4        De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

3.5        Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.

4. Geheimhouding

4.1        Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

4.2        Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

5. Geen verdere verstrekking

5.1        Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker

daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan.

6. Beveiligingsmaatregelen

6.1        Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Bijlage 2 bepaald.

6.2        Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

6.3        De  Gegevens  worden  uitsluitend  opgeslagen  en  verwerkt  binnen  de  Europese

Economische Ruimte.

7. Toezicht op naleving

7.1        Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de Verwerking van de Gegevens door Verwerker of Sub-verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.

7.2        Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de  AVG  en  deze  verwerkersovereenkomst  nakomt.  Verwerker  zal  daaraan  alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerking verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.

7.3        Verwerker  zal  in  het  kader  van haar verplichting onder  lid 1 van dit  artikel  aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde in ieder geval:

7.3.1     alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken;

7.3.2     toegang  verlenen  tot  alle  relevante  gebouwen,  informatiesystemen  en gegevens.

7.4        Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereedkomen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico’s en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.

8. Datalek

8.1        Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.

8.2        Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

9. Sub-verwerkers

9.1        Indien Verwerker voorafgaande (algemene) toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan informeert Verwerker Verantwoordelijke over het voornemen de sub-verwerker in te schakelen. Verwerker geeft Verantwoordelijke een termijn van 7 werkdagen om bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub- verwerker. Verwerker zal de sub-verwerker pas inschakelen indien de termijn van 7 dagen is verstreken zonder dat Verantwoordelijke bezwaar heeft gemaakt, of indien Verantwoordelijke heeft aangegeven geen bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub-verwerker.

9.2        Indien Verwerker geen voorafgaande toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan vraagt Verwerker voorafgaande toestemming voor het inschakelen van de sub-verwerker.

9.3       Verwerker draagt er zorg voor dat de sub-verwerker is onderworpen aan deze verwerkersovereenkomst dan wel aan een sub-verwerkersovereenkomst die dezelfde plichten bevat als deze verwerkersovereenkomst.

10. Medewerkingsplichten en rechten van betrokkenen

10.1      Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.

10.2      Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

10.3      Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.

10.4      Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwerker dit bij Verantwoordelijke.

11. Duur en beëindiging

11.1      Deze verwerkersovereenkomst  is  geldig zolang  Verwerker  de opdracht  heeft van Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing.

11.2      Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.

11.3      Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de Overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is Gegevens op te slaan.

11.4      Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

11.5      De wijze van vernietiging wordt vastgesteld in overleg met Verantwoordelijke. Na vernietiging verstrekt de Verwerker hiervan een schriftelijke bevestiging aan de Verantwoordelijke.

11.6      Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na

beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

12. Nietigheid

12.1      Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.

13. Toepasselijk recht en forumkeuze

13.1      Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

13.2      Alle geschillen in verband met de verwerkersovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank Noord-Holland.

GEGEVENS

De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie, financiële verslaglegging, fiscale aangiftes:

(1)         Naam (initialen, achternaam)
(2)         Telefoonnummer
(3)         E-mailadres
(4)         Geboortedatum
(5)         Woonplaats
(6)         Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
(7)         Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
(8)         NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke

DOELEINDEN

De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:

(1)         De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
(2)         het  onderhoud,  waaronder  updates  en  releases  van  het  door  Verwerker  dan  wel  sub- verwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
(3)         het gegevens- en technische beheer, ook door een sub-verwerker;
(4)         de hosting, ook door een sub-verwerker.

CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN

De Gegevens die verwerkt worden betreffen de volgende categorieën van betrokkenen:
(1)         Werknemers (en mogelijk partners);
(2)         Leveranciers;
(3)         Afnemers;
(4)         (Externe) Dienstverleners.

BEVELIGINGSMAATREGELEN

De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:

–    Backup en Disaster Recovery procedures;
–    Geïmplementeerd wachtwoordbeleid;
–    2Factor Authenticatie geïmplementeerd;
–    Subverwerkersovereenkomst met leverancier(s);
–    Geïmplementeerde oplossing voor versleuteld versturen en laten aanleveren van bestanden/documenten;
–    Geïmplementeerde Patch Management en Antivirus oplossing;
–    Asset Management voor werkplekken en servers;
–    Geïmplementeerde noodstroomvoorziening;
–    Geïmplementeerde mailbeveiligingsoplossing;
–    Centrale beveiligde werkplek en locatie van bestanden;
–    Geheimhoudingsverklaringen in (arbeids)contracten;
–    Indringeralarm.

Inzicht – Gemak – Kwaliteit – Lage Prijs

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat. Ut wisi enim ad minim veniam, quis nostrud exerci tation ullamcorper suscipit lobortis nisl ut aliquip.